アウトルック アーカイブ と は。 読み終えたメールを受信トレイから消す(アーカイブ)

アーカイブ(mht)形式ファイルの印刷について

アウトルック アーカイブ と は

働き方改革をする上で、働く一人一人のスキルアップは重要な要素と言えます。 しかし、Outlook(アウトルック)のメール作業となると、スキルに自信がある人は多くありません。 たとえばメール処理には、以下のような項目があります。 ・メールで仕事を依頼 ・書類の送受信 ・上司や同僚の予定確認 ・クライアント対応 ・会議の設定 これらの作業は一つ一つは簡単ですが、大量に処理するとなれば話は別です。 実際、メール作業に追われ、「メール対応で半日が過ぎてしまった」という経験をしたことがある人も少なくないはずです。 そこで、メール処理を効率化する時短テクニックについて紹介していきます。 Outlookのメール作業を効率化する3つのメリット メリット1|メール対応に割く時間が減る メリット2|作業ストレスが減る メリット3|転職しても使えるスキル Outlookのメール作業を効率化することには多くのメリットがあります。 ここでは、上記の3つについてメリットを紹介します。 メリット1|メール対応に割く時間が減る メール対応に割く時間を減らせば、毎日の業務時間を短縮することができます。 なぜなら、仕事上におけるコミュニケーション手段はメールが多いからです。 実際、ビジネスメールには以下のデータがあります。 そのためメール対応に割く時間を減らすことが毎日の業務時間を効率化する手段であることがわかります。 この記事では、「定型文」や「署名」の設定方法を紹介しています。 このような設定をすれば、毎回タイピングしていた定型的な文書が自動で作成されます。 これだけでも1通あたりの作成時間を10秒から20秒は短縮できます。 他にも効率化のテクニックは多くあります。 このようにいくつかのコツを駆使して、メール作業を効率化すれば作業時間を短縮することができます。 メリット2|作業ストレスが減る ここで説明する効率化の多くはショートカットキーでメール作業を効率化する方法です。 ショートカットキーを使うと、作業ストレスを減らすことができます。 なぜならマウスを使わないと、キーボードだけでパっと作業ができるからです。 実はメール作業をキーボード操作でこなせるようになると、作業ストレスがグッと減ります。 しかしショートカットキーに慣れていない人は、この感覚を知りません。 そのためメンドウだということにさえ気づかずにマウスでメール作業をし続けるのです。 一方でショートカットキーに慣れている人は作業をキーボードで行いラクに作業を行うことができます。 この感覚については、以下のインタビュー記事を読むと理解が進むかもしれません。 以下はタイピングを早くしてショートカットキーを使えるようになることで、作業効率化が変わった人の実体験です。 合わせて読んでみてください。 タッチタイピングができるようになると「何が」「どう」変わるのか? 聞いてみた メリット3|転職しても使えるスキル 企業の過半数でGmailやOutlookが使われているため、操作のコツを知っておくと転職しても使えます。 実際、私が勤務している企業でもOutlookを使っており、友人もOutlookを使っている企業に勤務している人は多いです。 Gmailを使っている企業も多いですが、OutlookとGmailでショートカットキーは類似している部分は多いです。 したがってOutlook操作のコツを習得すれば、Gmailへ横展開することは難しいことではありません。 このようにOutlookでコツをつかめば、転職しても使えるスキルといえます。 アウトルック作業の効率化テクニック|検索から署名まで 本記事では8つのテクニックですが、動画では12のテクニックを紹介しています。 より多くのテクニックを知りたい人は動画をご覧になることをおすすめします。 コツ1|定型文のメールを作成する コツ2|チームへ転送する コツ3|署名を設定しておく コツ4|クイックアクセスツールバーに設定 コツ5|頻繁に会議を行うグループは予定表グループを作成する コツ6|メール検索の詳細設定をカスタマイズする コツ7|メールを予定表に反映させる(会議設定の方法も) コツ8|メール一覧で本文を表示しない(閲覧ウィンドウはなし) 以下で一つずつ紹介していきます。 コツ1|定型文を登録して呼び出せるようにする メールで使用頻度の高い文章があります。 このような文章は定型化することで作業を効率化できます。 たとえば「いつもお世話になっております。 〇〇社の〇〇です」のような文章です。 この文章を毎回入力するのは時間ロスです。 そこで以下のステップで定型文として登録し呼び出せるようにします。 この作業は、転送の操作を登録しておくことで効率化できます。 以下でやり方をステップで紹介します。 ボタンを押すだけなので、転送にかかる時間は大きく短縮されます。 コツ3|署名を事前設定し使い分ける メールの文末に記載する署名も事前に設定しておくことができます。 署名は複数設定をすることが可能であり、私は社内、社外、海外の3パターンを準備しています。 以下で署名の設定方法を紹介します。 コツ4|クイックアクセスツールバーに設定 コツ3で作成した署名は便利ですが、メール作成のたびにマウスで署名を選択するのはメンドウです。 そこでクイックアクセスツールバーに設定することで、署名の選択もキーボードで操作できるようにします。 これによりスケジュールの確認と会議出席依頼をするのがラクになります。 予定表のグループ化は次の手順で行います。 なお、この状態で以下のように「全員と会議」をクリックすると、グループメンバー全員に会議依頼を作成することができます。 コツ6|メール検索の詳細設定をカスタマイズする メール検索をするとき、検索ワードによっては検索したいメールを見つけることができないことがあります。 その理由として、雑多なメールも検索ヒットしてしまうからです。 そこで、条件を絞りこむことができるように検索をカスタマイズするのがおすすめです。 以下の方法で行うことができます。 たとえば、以下のように「差出人」も追加することで2つ以上の条件を絞り込むことができます。 コツ7|メールを予定表に反映させる(会議設定の方法も) 送られてきたメールを予定表に反映させたいときがあります。 そのときは以下のステップで効率的に作業を行うことができます。 コツ8|メール一覧で本文を表示しない(閲覧ウィンドウはなし) 受信トレイは以下の表示設定にします。 なぜ受信トレイの表示はメール一覧を見れるようにするのが良いのでしょうか。 それは一覧にしておけば、重要メールを一目で確認できるからです。 たとえば、受信トレイで閲覧ウィンドウを見れるように設定している人がいます。 これだと一つ一つの本文が幅をとってしまうせいで、重要なメールを探すのに時間がかかります。 一方で以下のように件名を一行で設定しておくと重要メールを一目で確認できます。 もちろん上記のような一覧にしておくと、受信トレイ内でメールの中身を見ることができません。 そのためメールを開いて内容を確認する作業が必要になります。 しかし、矢印キーとEnter, Escのショートカットキーを使えばメールを「開く」「閉じる」作業はサっと行うことができます。 ショートカットキーを使えば、メールの確認だけでなくフォルダ移動もラクにこなすことができます。 ショートカットキーは以下で紹介していますので、このまま読み進めていってください。 Outlookで覚えておきたいショートカットキー Outlookで覚えておきたいショートカットキーは上記の動画で解説を入れながら紹介しています。 動画のほうが分かりやすいので、そちらをご覧になることをおすすめします。 ただテキストで読みたい人もいると思いますので、以下でショートカットキーについて文章での解説をいれます。 なお、[Ctrl]+[Enter]でも代用可能です。 そうすると検索ボックスにカーソルが合うので、調べたいワードを入力してメール検索を行います。 ショートカット3|[Esc]|開いているメールを閉じる 現在開いているメールは、[Esc]キーを使うと閉じることができます。 [R]はReply(返信)のRです。 ショートカット6|[Tab] |メールの各項目を移動 メール作成画面などで、表示されている選択項目を選ぶときは、[Tab] キーで各項目を移動できます。 ショートカット7|[Shift]を押しながら[Tab] |メールの各項目を逆移動 ショートカット6と反対方向に項目を移動するときは、[Shift]を押しながら[Tab]キーを押すことで移動できます。 [F]はForward(転送)のFです。 ショートカット10|[Enter]|選択したメールを開く 「ショートカット9」で選択したメールは、[Enter]キーで開くことができます。 ちなみに、送信トレイは[i]の代わりに[o]を押すと飛ぶことができます。 [i]はinbox、[o]はoutboxです。 ホーム画面に表示されている順番通り、左からメールは[1]、予定表[2]、連絡先[3]、タスク[4]の番号が振られていることになります。 このキーにより全てのトレイが表示されるので、矢印キーでトレイを選択します。 その場合は以下の方法で書式を統一できます。 ステップ1|書式を統一したい範囲を選択する|[Shift]を押しながら[矢印キー] ステップ2|[Ctrl]を押しながら[Space]を押す そうすると書式を自分のOutlookの書式に変更できます。 上級1|Outlook アウトルック はPC起動と同時に自動で立ち上げる PCのスタートアップフォルダを利用することで、PC立ち上げと同時にOutlookを開くことができます。 以下の記事を参考にして、デスクトップのOutlookアイコンをスタートアップフォルダにコピペすれば可能です。 この設定によって、PC起動と同時にOutlookが自動で立ち上がるようになります。 上級2|メール操作をカスタマイズする 仕事によっては、定期開催するメールを作成することがあります。 そのような場合は、メールをテンプレート化しクイック操作に追加しておくと便利です。 そうすればメールの案内文や議事録配信メールを毎回書き出さなくてもよくなります。 やり方は以下です。 ステップ1|受信トレイの「ホーム」を選択 ステップ2|「クイック操作」のスクロールバーをクリック ステップ3|「新しいクイック操作」をクリック ステップ4|「新しい電子メール」をクリック ステップ5|「オプション」をクリック ステップ6|名前を付ける(このクイック操作の名称を付ける) ステップ7|宛先のメールアドレスを入力 ステップ8|「オプションの表示」をクリック ステップ9|必要に応じて「CC」「BCC」を追加 ステップ10|定例メールの件名を設定 ステップ11|定例メールの本文を設定 ステップ12|ショートカットキーを割り当て ステップ13|「保存」をクリック ステップ14|ステップ12で割り当てたショートカットキーを押す この作業によって、定例会メールの作成をショートカットキーで実行できるようになります。 他にも議事録などのメールを定型化しておくと仕事が早く進むようになります。 以下に画像を載せておきます。 ステップはコツ2で説明したものと同じなので、そちらを参考にしてください。 上記を参考にしてメール作成をクイック操作に登録しておくとショートカットキーで定例メールを作成できます。 l ここではメールのテンプレート化を紹介しましたが、以下のようにフォルダ移動や返信もクイック操作に割り当てることが可能です。 ぜひご自身の作業に合わせてクイック操作をカスタマイズしてみることをおすすめします。 上級3|VBAでOutlook操作を自動化する ここではOutlook操作を早くするテクニックを紹介しました。 しかし、Outlook操作はVBAを使うことでさらに早くすることができます。 たとえば、以下の作業はVBAを使って自動で行うことができます。 ・メールの自動送信 ・受信メールの分析 ・受信メールの添付ファイルを所定のフォルダに自動保存 以下の記事で紹介しているので、ぜひご覧ください。 Outlook操作を効率化するためにはタイピングスキルが不可欠 ここまでOutlook操作を早くする方法を紹介してきました。 既にお気づきの人もいるかもしれませんが、Outlook操作の効率化は定型作業をショートカットキーで行うことにあります。 しかしショートカットキーを使いこなせるようになるためには、タイピングスキルが必要です。 実際、タイピングが上手にできないとショートカットキーを使いこなせません。 その結果、Outlook作業を早くすることができないのです。 そのため、タイピングに自信がない人はここで紹介したワザを使うだけでなくタイピングの練習も重要になってきます。 以下の記事でタイピングについて紹介しています。 ぜひご覧ください。 パソコン仕事をもっと効率化しよう ここまでOutlook操作について紹介をしてきました。 しかしパソコン仕事はOutlookだけではありません。 エクセル、ブラウザ操作、フォルダ操作など多岐にわたります。 これらの仕事はOutlookと同じでより早く操作することが可能です。 以下の記事でパソコン仕事を効率化する方法を紹介しているので、ぜひ合わせて読んでみてください。 gene320.

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「アーカイブ」メールボックスを削除する…

アウトルック アーカイブ と は

様々なサービスを使っていると耳にすることが多くなったアーカイブという言葉。 Outlook(アウトルック)にもこのアーカイブ機能が備わっているが、その意味と使い方についてまとめてみた。 なお、やり方の紹介はiPhone・AndroidのスマホアプリとWeb版でのやり方となっている。 関連 シェアする• アーカイブとは? アーカイブは英語のarichiveの事で「保存記録、保管所、公文書」などの意味を持つ。 この意味から「Outlookをアーカイブに保存記録する」として捉えることができるが、機能としての役割は簡単に言うとメインの受信トレイからメールをアーカイブフォルダに移動する機能となっている。 個人での利用ならさほど問題はないだろうが、企業で働いている場合、数千のメールが受信トレイに溜まることはさほど珍しいことではないだろう。 振り分けを使った場合でもやり取りする企業や人が増えるとそれの管理も大変だ。 メールを削除してしまえばいいが、もしかしたら後で見る可能性があるかもしれない。 そんな時にメールをアーカイブに移動してしまえば、受信トレイから非表示になる。 受信トレイから非表示になるものの、検索は可能だし元に戻すことも可能だ。 なので読んだメールはどんどんアーカイブし、探す時は検索という形で使うことにより 受信トレイがメールで埋め尽くされるストレスから開放されるメリットがある。 アーカイブする方法(スマホ) 一覧からメールをアーカイブ 一覧からメールをアーカイブするには、 左スワイプで簡単に行うことができる。 複数選択してアーカイブする メール一覧画面で メールを長押しすると選択モードになるので、アーカイブしたいメールリストの左の丸をタップして選択し、画面下部の アーカイブアイコンをタップで一括でアーカイブできる。 詳細画面からアーカイブ 詳細画面でも 右上のアーカイブアイコンをタップでアーカイブできる。 アーカイブから戻す(スマホ) アーカイブから受信トレイに戻すには、まずはアーカイブのフォルダを開く必要がある。 メイン受信トレイで左上の メニューアイコンをタップ。 サイドメニューが開いたら Arichiveというメニューがあるので、それを選択。 スワイプで戻す 戻す時も同様にメールを 左スワイプで戻せる。 複数選択で戻す 複数のメールを戻したい場合も、 メールを長押しで選択モードになるので、後は戻したいメールにチェックを入れて、画面下部の フォルダ移動アイコンをタップ。 後は、 受信トレイを選択すればOK。 詳細画面から戻す アーカイブ内のメール詳細画面から戻すには、画面上部の サブメニューアイコンをタップして、 フォルダーへ移動を選択。 後は、 受信トレイを選択すればOK。 検索時のアーカイブメールの表示 検索した場合のアーカイブメールは、少し分かりづらいかもしれないが Archiveとアイコンが下記のように表示される。 PC向けのWeb版も同じような表示。 アーカイブする方法(Web・PC・パソコン) Web版のアーカイブする方法。 下記URLにアクセスしてサインイン。 個別メールのアーカイブ 受信トレイでメールリスト一覧のアーカイブしたい メールをクリックすると画面上部にアーカイブのメニューが表示されるのでそれをクリックでアーカイブされる。 複数選択・一括アーカイブ 複数のメールをアーカイブしたい場合は、メールリスト上をマウスオーバーすると左端にチェックマークが表示されるので、それをクリックスで複数選択してアーカイブできる。 なおリストの最上部(重要/その他切替の左横)のチェックマークにチェックを入れると、一括で選択できるようになっている。 アーカイブを戻す(Web・PC・パソコン) 戻す場合は、サイドメニューの Archiveを選択、戻したいメールをクリックして画面上部の 移動メニューから 受信トレイを選択。 複数戻したい場合は、チェクを入れて同様の操作を行う。 最上部のチェックマークをクリックで一括で選択できるようになっている。 アーカイブする方法(Windowsメール) 少し紛らわしいが、Windowsのスタートメニューの中にあるWindowsのメールアプリ(これもOutlook)のやり方。 個別メールのアーカイブ 個別のメールアーカイブ方法は、上記のWeb版とほぼ同じ。 受信トレイを開き、メールを選択、メール詳細画面の右上にあるアーカイブのアイコンをクリックするだけ。 ちなみに、画面が黒いのはダークモードに設定しているため。 目にいいらしいよ。 複数選択・一括アーカイブ 複数選択してアーカイブしたい場合は、キーボードの Ctrlを押したままメールを複数選択すると、リストの上に アーカイブのアイコンが表示されるので、それをクリック。 あるいは、選択モードを選択してからチェックボックスにチェックを入れてアーカイブする。 こっちの方が画面をスクロールする時は楽。 アーカイブを戻す(Windowsメール) Windowsメールでのアーカイブから戻す方法だが、左上の サイドメニューを選択。 サイドメニューが開いたらスクロールして その他を選択。 次は アーカイブを選択。 アーカイブを開いたら、 Ctrlを押しながらメールを戻したいメールを選択(選択モードでも可)して、画面上部の 移動を選択。 移動先を 受信トレイに指定すればOK。 関連記事.

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Outlookでメールのフォルダ分け、フィルタ設定方法

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アーカイブと削除の違い アーカイブ archive は保管庫の意味です。 iCloudは設定によって、メールの真ん中のボタンをゴミ箱とアーカイブを切り替えることができます。 メールをアーカイブすると受信トレイからメールが消える点なども踏まえて、アーカイブを削除と勘違いしている人も多いようです。 本来は受信トレイにいつまでもメールを残さずに「すべてのメール」に移動 保管 するという事です。 ゴミ箱に入れるとメールは削除されてしまいますがアーカイブしたメールは削除されません。 ですので「受信箱からメールを移動する」という動作は同じですが、「 削除対象とする」か「 削除対象としないか」と全く逆の機能になります。 ちなみにiCloudは無料で使える容量が5GBなので、デフォルト設定は[削除]ボタンが表示されるようになっています。 iCloudメールアドレスでアーカイブを利用する iCloudでメールをゴミ箱ではなく、アーカイブするボタンを表示させる手順。 画面最下部の[メール]を選択 [詳細] 削除したメッセージの移動先のチェックを[削除済メールボックス]から[アーカイブメールボックス]に変更で完了。 これでボタンがゴミ箱から[アーカイブ]に変更されます。

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