社内 送付 状。 送付状 [送り状、添え状、書類送付、シンプル版・正式文書版]2018版

社内文書?の書き方について教えてください。

社内 送付 状

報告・届け出 社内文書には、社内の下部の者が上部の者に対して、報告・届け出するための文書があります。 具体的には、出張や調査のあとに提出する報告書、休職願や退職願、結婚届などの届け出書、業務改善などを提案する提案書があります。 報告書や届け出書は提出期限が設定されていることが多いので、期限に注意して早めに提出するよう心がけます。 連絡 社内文書には、業務する上で必要な連絡事項を広く伝え連絡するための文書があります。 具体的には、会議や講習会などがあることを通知する通知書、執筆やアンケートを頼む依頼書、社員の慶弔や人事異動を知らせる回覧文、不在中の電話や来客を知らせる伝言メモなどがあります。 記録 社内文書には、会議の内容や集計されたデータを記録しておくための文書があります。 具体的には、会議が行われた際に会議の内容や、決定事項を記録しておく議事録、人事異動を記録する人事録、営業や販売に関するデータを記録しておく集計データなどがあります。 箇所別の社内文書の書き方は? 社内文書に文書番号を付けるルールがある場合は、社内ルールに従い番号を文書の右上に表記します。 その下に文書を発信する日付を記します。 文書を作成した日ではなく、発信する日なので注意しましょう。 宛名 文書の左側に左寄せで、相手の所属部署、職名を書き、氏名に様や殿といった敬称を付けて書きます。 その下に右寄せで、自分の所属部署、職名、氏名を書きます。 印が必要な場合は捺印します。 本文 まず件名を記します。 主文は「拝啓」などの頭語や季節の挨拶を入れずにすぐ本題に入ります。 敬語はです、ます程度にとどめ、簡潔な文体で記します。 重要な点はわかりやすく箇条書きにする、数字を入れる場合は何度も確認をする、わかりにくい場合は添付文書やグラフ・図を付けるなど、正確な情報をわかりやすく伝えるようにします。 付記 追記したいことがある場合は記入し、締めの文などは入れずに、末尾は「以上」で簡潔に終わります。 書類によっては最後に所属部署、担当者名、内線番号などの連絡先を記入することがあります。 お願い 社内で協力をお願いする際の社内文書の例文は、以下のようになります。 例文:お疲れ様です。 来週の定例会議で発表する資料が完成いたしましたので、部長にご意見を頂きたくご連絡いたしました。 お忙しいところ恐縮ですが、添付ファイルに一度お目通し頂き、率直なご意見をお伺いできましたら幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。 依頼 社内で依頼する際の社内文書の例文は、以下のようになります。 例文:このたび下記日程にて、開発部で開発している新商品のパッケージについて、アンケート調査を実施したいと思います。 下記の期間、会議室にてパッケージの異なる新商品を展示し、アンケート用紙にお答え頂きます。 多くの社員のご協力をお待ちしております。 以下日程、場所、問い合わせ先 案内 社内で案内を配布する際の社内文書の例文は、以下のようになります。 例文:「忘年会のお知らせ」本年も残すところわずかとなってまいりました。 つきましては一年を振り返り、社員の親睦を深めるために下記日程で忘年会を開催したいと思います。 どうぞ皆様ふるってご参加ください。 以下日程、場所、会費、幹事の名前と連絡先 社内文書の送付状の書き方は? 送付状とは、送付物を送る際に中身の内容について説明する文書です。 社内の相手に送付状を送る場合はどのようにすれば良いのでしょうか。 社内の相手に送付状を送る場合、送付物の名称と種類、個数を明確に表記します。 また、連絡先として自分の名前と電話番号などを必ず記載しておきましょう。 例文:本日、以下の書類を同封させて頂きましたので、よろしくご査収いただきますようお願い申し上げます。 以下、書類の名称と部数、連絡先 社内文書の管理方法は? 多くの種類がある社内文書を、分かりやすく適切に管理するにはどうすれば良いのでしょうか。 社内文書の管理方法には大きく分けて二種類あり、紙をファイルして保存する方法と、データ化して保存する方法があります。 紙をファイルして保存 紙をファイルして保存するには、まとめてクリアファイルに入れる方法、それを箱型のボックスファイルにいれる方法、バインダーで綴じる方法などがあります。 どの方法も形式を統一して、誰が見てもどこに何が入っているかわかるように、背表紙やインデックスに名称を記入することが重要です。 データ化して保存 データ化して保存する方法は、紙の文書をパソコンに取り込む手間がかかりますが、紙の場合に比べて文書の保存場所を大幅に減らすことができます。 また、データ化すれば社内文書の検索性や共有性にも優れたものになります。 データ化して保存する場合は、どのデータがどこにあるか誰にでもわかるように、ファイル・フォルダ名の付け方を社内で統一して、一貫性のあるわかりやすい名称にすることが大切です。 相手別社内文書の書き方は? 上司宛に社内文書を書く場合、どのようなことに気を付ければ良いのでしょうか。 ここでは相手別に社内文書の書き方をご紹介します。 本文は簡潔にまとめること、「お忙しいところ恐縮ですが」「急な申し出で恐れ入りますが」など、相手を配慮する文を添えることが大切です。 また「お疲れ様です」はOKですが、「ご苦労様です」は目上から目下の人に使う言葉なので、使用しないようにします。 上司が忙しそうな場合は、「来週水曜の会議でこの件について話したいため、来週火曜までにご返信いただければ幸いです」など、返信の期限を明確に伝えましょう。 社内文書の書き方を覚えて仕事で活用しよう.

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社内文書?の書き方について教えてください。

社内 送付 状

送付状とビジネスマナー 送付状とは郵便物やFAXを送付する際に、送付した資料の内容や枚数などの概要、送付者や宛先などを記載した文書です。 送り状やカバーレター、添え状と呼ばれることもあります。 ビジネスシーンで郵送物を送るときに本題となる資料だけを送付するよりも、送付状を同封して書類を送付することはビジネスマナーでは好ましいと言われています。 送り状を一枚同封することで郵便物を受け取った相手は、誰から送られてきた郵便物なのか、何についての資料が何枚入っているのかなどを一目見て理解することができます。 また送付状を添付することで書類漏れや内容などの送付者のミスを防げるという役割を果たします。 ただし送付状を同封し忘れてしまったと言ってもマナー違反になったり、採用の結果に関係するものではありません。 ビジネスシーンでの送付状の基本的な書き方 宛先には相手先の会社名を記入します。 送付状の宛先の書き方は文書の左上左詰めになるように記載します。 また担当者に宛てる場合は相手先部署名と氏名を記入します。 会社や部署全体宛に送付する場合には「御中」を、担当者宛に送付する場合には「様」をつけます。 なお、「御中」と「様」を同時に使うことは二重敬称に当たるため、併用しないように気を付けましょう。 また送付状に記載する会社名の略称で書いたり株式会社を 株 と省略することは、ビジネスシーンでは相手に失礼になるので正式名称を記載するのがビジネスマナーです。 書類作成者の著名の書き方 書類作成者の著名を記載します。 ビジネスシーンでの著名の書き方は会社名、部署名、郵便番号、会社住所、電話番号、氏名などを記載します。 ただし住所は記載せずに会社名、部署名、名前のみの場合もあります。 送付状を受け取った相手からの連絡を希望する場合などは会社所在地や電話番号を記載するなど、必要に応じて記載する事項が異なりますので臨機応変に対応しましょう。 また上記以外では役職やFAX番号などを記載することもあります。 また著名を記載する位置は送付状では宛名よりも下に、そして見やすいように右詰めで書くのがビジネスマナーです。 タイトルの書き方 どのような目的で書類を送付するのかをタイトルとして記載します。 書き方の例として「応募書類の送付について」や「カタログ一式の送付のご案内」「書類送付のご案内」などがあります。 タイトルは目立つように中央揃えで記載します。 フォントの大きさを他の文字よりも大きくしても良いでしょう。 「拝啓」「敬具」が一般的に使われる頭語と結語なので覚えておきましょう。 書き方は「拝啓」を左詰めし文書を始め、「敬具」を本文の下に右詰めで書き文書を終えます。 「貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます」はビジネスシーンではよく使われる挨拶文ですので、覚えておきましょう。 書き方の例として「早速ではございますが、下記の書類を送付いたします。 ご査収くださいますようお願い申し上げます」など、簡潔に記載するのがビジネス文書での基本的な書き方です。 送付書類の記載の書き方 送付状で大切なのが送付書類の記載です。 どのような書類が何枚同封しているのかを記載することで、受取人は一目で封筒の中身を把握することができます。 書き方は「記」の一文字を中央揃えにし他の文章から目立たせます。 書き方は文書の最後に右下右詰めで「以上」と書くことで文書を締める役割を果たします。 「以上」は締め言葉なのでビジネスマナー上「以上」のあとに文章を続けてはいけませんので注意しましょう。 社外宛ての送付状 ビジネスシーンで社外のクライアントに送付状を送る場面にたびたび遭遇するでしょう。 社外宛に送付状を書く際は相手に失礼のないように会社名は略称でなく正式名称で書き、書類内容や枚数に間違いがないか確認しましょう。 また、同封書類によっては送付状にお詫びの一文を添えることもあります。 書類だけでなくお中元やお歳暮などの送付状を書くこともありますので、言い回しなどは随時チェックしておくとよいでしょう。 個人宛の送付状 ビジネスでは個人のお客さまに資料をお送りする際にも送付状は欠かせません。 個人宛の送付状でも基本的な送付状の書き方で問題ありません。 個人宛の送付状では挨拶文に「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」と書くことが多いので、フレーズとして覚えておくとよいでしょう。 また注意したいのが企業宛の送付状で使う「ご盛栄」というワードです。 「ご盛栄」は商売がますます繁盛すると言った意味があるため個人宛の場合は不適切です。 「ご清祥」という言葉を使うようにしましょう。 請求書に送付状をつける場合 ビジネスシーンで多いのが請求書を送信する場面です。 請求書を送付する場合の送付状の書き方は書類に同封する送付状の書き方とほとんど同じです。 ただし請求書につける送付状の場合は基本事項の他に「何の件の請求書か」、「入金のお願い」についても記載します。 具体的な書き方の例は「この度は〇〇(商品名)につきまして、請求書を送付申し上げますので、内容をご確認の上、期日までにご対応くださいますようお願い申し上げます」などがありますので、ビジネス文書で困ったときは参考にしてください。 社内宛ての送付状 ビジネス文書として社内宛に郵便物を出す場合の送付状の書き方は、社外向けの送付状の書き方とほとんど同じです。 ただし社内宛の場合は社外宛で書いた時候の挨拶文は省きます。 また、担当者の名前がわからない場合には「〇〇担当者様」と記載します。 郵送する際のポイント ビジネスシーンで送付状を郵送するときに「送付状は手書きで書かなければいけない」と考える方もいますが、手書きでなくワードやエクセルで作成したファイルを印刷したもので問題ありません。 また、送付状のサイズは同封する書類のサイズに合わせた大きさで送るのが一般的で、A4やB5サイズなどで作成することが多いです。 封筒に入れる際のポイントは、送付状が一番上になるように書類の順番に気を付けてください。 送付状に箇条書きで書いた順番どおりに封入するのがスマートな封入方法で、書類を受け取った相手が見やすくなります。 またA4サイズなど大きめの封筒に入れる場合は書類を折らずに封入することができるので、クリアファイルに送付状を含めた書類一式を入れて送ります。 小さなサイズの封筒に入れる場合には、書類を3つ折りにして送るのが一般的なビジネスマナーです。 FAX送付状の書き方は? FAXを送付するときにもFAX送付状と呼ばれる案内状を添えて送信するのがビジネスマナーです。 FAXの送信状の書き方は、郵送などの一般的な送付状の書き方とほぼ同じですが、一般的な送付状と違う点は、送付状のタイトル位置と、別記と結びの有無、送信枚数の有無です。 一般的な送付状ではタイトルは著名の後に書きますが、FAX送信状では文書の一番上にタイトルを書きます。 次にFAXの場合は「送信枚数」として送付状を含めた送信枚数を記載します。 書き方の例は「送信枚数:3枚(送信状含)などです。 FAXの場合は他に受信した書類との混在を避けるために、送信総数を記載するのがビジネスマナーです。 さらに一般的な送付状で記載する「記」「以上」はFAX送信状では不要です。 送信枚数の後に【送付内容】と書き、送信書類を箇条書きで書くのが一般的なビジネスマナーです。 手書きでのビジネスでの送付状の書き方 手書きの送付状でも記載内容はPCで作成する送付状のときと変わりませんが、手書きで送付状を書くときは縦書きで書くのが一般的と言われています。 また同封書類が少ないときは『商品に関する「請求書一枚」を送付させていただきます。 』など箇条書きにしない書き方もあります。 またPCで作成した送付状は文書の左上に宛先を記載するというフォーマットが一般的ですが、手書きの場合は「拝啓~」から文書を始め日付や宛先を文書の最後に書くなど、PCで作成する送付状に比べフォーマットの自由度があります。 ビジネスでのお詫びの送付状の書き方 相手先に間違った資料や商品を送ってしまい再度郵送物を送る場合や、郵送が遅れてしまう場合などは送付状にお詫びの言葉を盛り込んで同封書類に添えます。 送付状にお詫びの文言を記載する際は不要なことやお詫びの言葉は最小限にとどめるのがビジネスマナー上好ましいとされています。 送付書類に不備があったり郵送の遅延が発覚した場合は、まずは真っ先に前方に電話でお詫びするのが社会人としてのマナーです。 書類を送付するのは電話での謝罪後になるので、送付状に添えるお詫びの文言は最低限にしましょう。 お詫びの文言では、「書類送付が遅くなってしまい、申し訳ございません」「私の不手際により書類に不備がありましたこと、心よりお詫び申し上げます」など、簡潔丁寧にお詫びの言葉を添えます。 また、頭語と結語を「謹啓」「敬白」とすることで、より深くお詫びしていると姿勢を表現すると言われています。 相手に失礼のない送付状を心がけましょう.

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【テンプレート付き】社内送付状のポイントをご紹介!

社内 送付 状

【目次】 ・ ・ ・ ・ ・ 【送付状】そもそも、どういうもの? 「簡単にいうと、 文書を送るときに添える文書のことです。 これをつけておくことで、先方は送られてきた文書がどんなものかがわかるので、ただ文書だけを送るより丁寧な印象になります。 社外の場合は正式な送付状をつけるのが常識ですが、社内や親しいクライアントの場合は、手書きの物の方が返って良い印象になることも」(北條さん) c Shutterstock. com 先方の宛名、差出人の名前と連絡先、どんな文書を送ったのかがわかるような内容に。 正式な送付状はPCを使い、A4サイズで作ります。 【送付状】基本的な文例 書類送付のご案内 拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。 さて下記の通り書類を送付いたしますので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。 書類内容にご不明な点などがございましたら、お気軽にお問い合わせください。 敬具 記 1. 見積書 1通 2. 請求書 1通 以上 また、書類でなくお得意先へ贈り物などを送る場合にも、やはり送付状は必要です。 むしろこちらは送る理由や内容、感謝の気持ちを示す品であれば、送付状でもそれをキチンと書きましょう。 c Shutterstock. 平素は、弊社へのご厚誼を賜り、心より御礼申し上げます。 厳しい暑さが続きますが、お元気でお過ごしでしょうか。 本日は心ばかりの夏のご挨拶として、私どもの地域の特産品であるフルーツを送らせていただきます。 ささやかではございますが、皆様でお召し上がりいただければ幸いです。 貴社の更なるご発展ご繁栄を心よりお祈り申し上げますとともに、今後とも、引き続きご支援を賜りますよう宜しくお願い申し上げます。 略儀ながら、書中をもちまして、ご挨拶とさせていただきます。 「PCで作成した送付状の下の空いている部分に 直筆で一言入れるというのも、カジュアルすぎず、程よい親しさが表現できるのでオススメです。 『いつもありがとうございます』『最近メールばかりで失礼しております』など一言添えるだけで、先方も気持ちよく受け取ることができます」(北條さん) 先方との関係が、正式な送付状だとかえって堅苦しく感じてしまうくらいの間柄の場合は、 一筆箋や大きめの付箋などにメッセージをつけるのもOKです。 例えば先方が猫好きだと知っていたら、猫の付箋を使ってみたり。 コミュニケーションツールとして活用するのがベター。 一筆箋は縦書きなので、手書きながらもきちんとした印象にもなります。 【送付状】どんな内容にするかは「お世話になっている度」で判断する 手書きの送付状は、他人行儀すぎない印象を作るには効果的ですが、ビジネス上のものなのであくまで書き方は丁寧に。 砕けすぎたものだと逆効果になることも。 c Shutterstock. com 「線引きが難しいところなのですが、先方が異性の場合、あまり親しげに書いてしまうと勘違いをさせてしまう場合もあるので注意が必要です。 普通の書式にするか、一筆箋や付箋などにするか 迷ったら、それは親しさで考えると遠い関係だということ。 無理に手書きのものをつけなくても良いのです。 プリントアウトしたものの余白に よろしくお願いいたします、と一言直筆で添えるだけで十分です」(北條さん) 【送付状】送る際はどこにセットするのが正解? 封を開けたら、まず最初に読んで欲しいので、 文書の上にセットするようにしましょう。 クリアファイルなどに文書を入れている場合は、その一番上に。 一筆箋など大きさの違うものは、 左下の角を書類と揃えてピシッと入れましょう。 文書だけをいきなり送るより丁寧な印象を与えられる送付状。 できるだけ見やすく、内容がすぐ把握できるものを心がけましょう。 ときには手書きの一言を加え、好印象に。 初出:しごとなでしこ.

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